Un seul référentiel, de la portée à la clôture.
TrackBeam comporte trois volets reliés. Les mandats portent des budgets, les tâches portent des heures, les heures portent des approbations, et chacun de ces éléments alimente le score de priorité qui indique à votre équipe ce qu’elle devrait traiter ensuite. L’information est réunie au même endroit plutôt que tenue en parallèle dans des chiffriers.
Gestion des mandats
Les mandats se détériorent généralement de façon graduelle, puis brusque. TrackBeam applique à chaque mandat la même structure en quatre étapes et les mêmes points de contrôle, de sorte qu’un écart se reflète dans un chiffre dès qu’il apparaît.
Feuilles de temps et facturation
L’écart entre les heures travaillées et les heures facturées est l’endroit où se perd la marge d’un cabinet. TrackBeam le réduit en exigeant que chaque saisie soit rattachée à une tâche, et en plaçant deux niveaux d’approbation entre une saisie et une facture.
Priorisation automatique
Plutôt qu’un gestionnaire qui réordonne le travail manuellement chaque matin, la liste de travail se maintient à partir de données que le cabinet produit déjà. C’est le volet qui modifie le plus la façon dont une saison de mandats est gérée.
Pourquoi un seul système
Un score de priorité n’est fiable que dans la mesure où les données sous-jacentes le sont. Il lui faut le budget du mandat, les heures de la feuille de temps, le niveau de risque du dossier et le tier de la fiche client — tous à jour, et tous au même endroit. Répartie entre des outils distincts, cette information est rarement synchronisée au même moment.
Comment les volets se relient
- Un mandat est chiffré et budgété.
- Des tâches sont créées, séquencées par tâches préalables, puis attribuées.
- Les heures sont saisies sur les tâches et approuvées en deux niveaux.
- Le coût projeté est recalculé et comparé au budget.
- Les scores de priorité se rafraîchissent et la liste de travail est réordonnée.
- Le mandat est facturé, clôturé et figé.
Quatre étapes, appliquées à chaque mandat.
Établissement des coûts
Définir la portée et le budget avant le début des travaux.
Attribution
Attribuer le travail, avec les tâches préalables en place.
Suivi
Suivre le coût projeté par rapport au budget pendant que le mandat est ouvert.
Facturation et clôture
Facturer, consigner toute radiation et figer les données du mandat.
TrackBeam complète iFirm plutôt que de le remplacer.
TrackBeam est une couche de flux de travail qui fonctionne aux côtés de CCH iFirm. L’information client est tirée d’iFirm selon un horaire, et l’information de facturation y est retournée. Votre cabinet conserve le système sur lequel il s’appuie et ajoute la couche dont il ne dispose pas.
Évaluez TrackBeam sur un cycle de mandats complet.
Huit semaines, jusqu’à sept utilisateurs, sans frais. Chaque donnée saisie pendant le pilote est conservée et vous suit si votre cabinet poursuit.
Aucune information de paiement n’est requise pour amorcer le pilote.