Conditions d’utilisation

Date d'entrée en vigueur : 19 avril 2025

Entreprise : Vector Accounting Technologies (« Vectac »)
Produit : TrackBeam - Plateforme de suivi du temps et de facturation
Juridiction : Québec, Canada

1. Acceptation des conditions

Les présentes conditions générales (« Conditions ») régissent votre utilisation de TrackBeam, une plateforme de suivi du temps et de facturation fournie par Vector Accounting Technologies (« Vectac », « nous », « notre »). En accédant, naviguant ou utilisant TrackBeam (le « Service »), vous confirmez que vous avez lu, compris et accepté d'être lié par ces Conditions, ainsi que par notre Politique de confidentialité.

Si vous concluez cet accord au nom d'une entreprise, d'une organisation ou d'une autre entité juridique (« Cabinet »), vous déclarez et garantissez que vous avez l'autorité pour lier cette entité à ces Conditions. Si vous n'avez pas cette autorité ou si vous n'êtes pas d'accord avec ces Conditions, vous ne devez pas utiliser le Service.

Vectac se réserve le droit de mettre à jour ou de réviser ces Conditions à tout moment. L'utilisation continue du Service après de telles modifications constitue votre acceptation des nouvelles Conditions. Nous vous informerons de tout changement important par courriel ou via des notifications sur le Service.

2. Aperçu du service

TrackBeam est une plateforme de logiciel en tant que service (SaaS) basée sur le Web, conçue spécifiquement pour les cabinets comptables. Elle fournit des outils pour le suivi du temps, la facturation client et la facturation professionnelle. La plateforme est accessible via des navigateurs Web standard sur ordinateur de bureau et appareils mobiles et ne nécessite aucun téléchargement d'application.

TrackBeam est conçue pour prendre en charge les cabinets de toutes tailles et offre des fonctionnalités incluant l'accès basé sur les rôles, les journaux de saisie de temps, le suivi des services et des projets, la génération de factures et des outils de rapport. Notre objectif est d'améliorer l'efficacité opérationnelle, la précision de facturation et la conformité pour les cabinets grâce à une interface intuitive et sécurisée.

3. Inscription au compte, rôles et contrôle d'accès

Pour accéder à TrackBeam, un cabinet doit créer un compte administrateur. Cet administrateur est responsable de la gestion de l'accès des utilisateurs au sein de son organisation. Les administrateurs peuvent inviter et retirer des utilisateurs, attribuer des rôles et déterminer les niveaux d'accès aux clients, services et projets.

Les administrateurs sont seuls responsables de s'assurer que les autorisations d'accès appropriées sont accordées. Vectac n'est pas responsable de la mauvaise utilisation interne des rôles ou de l'accès parmi les membres du cabinet. Les comptes TrackBeam sont spécifiques au cabinet. Un utilisateur ne peut pas être transféré d'un cabinet à un autre. Si un utilisateur rejoint un nouveau cabinet, un compte séparé doit être créé sous cette organisation.

Les utilisateurs ne doivent pas partager leurs informations de connexion avec d'autres. Le partage de compte, l'usurpation d'identité ou toute forme d'accès non autorisé est strictement interdit. Les violations peuvent entraîner une suspension immédiate ou une désactivation permanente du compte.

4. Essai gratuit et limites d'utilisation

TrackBeam offre un plan d'essai gratuit pour permettre aux cabinets d'évaluer la plateforme. L'essai gratuit inclut un accès complet aux fonctionnalités de base, mais est limité par les quotas suivants :

• Jusqu'à 5 clients
• Jusqu'à 3 services
• Jusqu'à 5 dépenses
• Jusqu'à 2 projets
• Jusqu'à 3 utilisateurs
• Jusqu'à 10 factures

Il n'y a pas de limite au nombre d'entrées de temps. L'essai gratuit ne nécessite pas de carte de crédit et peut être utilisé indéfiniment dans les limites indiquées.

5. Facturation, paiement et annulation

L'abonnement payant de TrackBeam est au prix de 34,00 $ CAD par utilisateur, par mois, plus les taxes canadiennes applicables (TPS et TVQ). Les abonnements sont gérés et traités en toute sécurité via Stripe.

Cinq jours avant chaque cycle de facturation, Stripe effectue une vérification de carte pour garantir la validité du paiement. Si la carte est refusée ou invalide, l'utilisateur recevra des notifications par courriel. Il n'y a pas de période de grâce ; si le problème n'est pas résolu avant la date de facturation, le compte du cabinet sera verrouillé jusqu'à ce qu'un paiement valide soit fourni.

Les cabinets peuvent annuler leur abonnement à tout moment. Les frais sont calculés au prorata en fonction de la date d'annulation dans le mois de facturation. Par exemple, l'annulation le 15 du mois entraîne des frais de 50 %. L'annulation suspend la facturation future mais ne supprime pas immédiatement le compte ou les données.

Les comptes supprimés et les abonnements inactifs conservent les données pendant jusqu'à deux ans, sauf si une demande écrite de suppression est soumise.

6. Contenu utilisateur et responsabilités

TrackBeam est conçu uniquement pour les activités liées au suivi du temps et à la facturation. Les utilisateurs peuvent saisir des données telles que des feuilles de temps, des noms de clients, des descriptions de services et des éléments de facture. Le téléchargement de fichiers, la messagerie et la soumission de contenu non lié ne sont pas pris en charge.

Chaque cabinet est responsable de la gestion et de la supervision de ses utilisateurs. Vectac ne modère, n'édite ni ne filtre le contenu saisi par les utilisateurs. Cependant, nous nous réservons le droit d'enquêter et de répondre à tout abus, mauvaise utilisation ou activité frauduleuse signalée.

7. Traitement et sécurité des données

TrackBeam ne stocke pas les détails des cartes de paiement. Toutes les transactions de paiement sont gérées par Stripe, un processeur tiers conforme PCI. Nous collectons des informations utilisateur essentielles telles que les noms et les adresses courriel pour gérer les comptes.

Les informations d'identification des utilisateurs doivent être gardées sécurisées. Vectac n'est pas responsable de l'accès non autorisé résultant de négligence ou de partage de mot de passe. Toutes les données sont hébergées sur des serveurs Microsoft Azure et sauvegardées avec une politique de rétention glissante de 7 jours.

En cas de violation de sécurité ou d'exposition de données, Vectac agira rapidement pour contenir le problème, informer les utilisateurs concernés et suivre les meilleures pratiques de l'industrie pour l'atténuation et le signalement.

8. Propriété et confidentialité des données

Toutes les données saisies sur la plateforme par les cabinets et leurs utilisateurs restent la propriété du cabinet. Vectac ne vendra, ne concédera jamais de licence ni ne divulguera les données client à des tiers à des fins de marketing.

En utilisant la plateforme, vous nous autorisez à traiter et stocker vos données pour fournir nos services. Vous pouvez demander une copie de vos données en contactant help@vectac.com.

9. Utilisation acceptable et conduite des utilisateurs

TrackBeam doit être utilisé de manière responsable et conformément à toutes les lois applicables. Les activités suivantes sont strictement interdites :

• Utiliser la plateforme pour des activités illégales ou frauduleuses
• Tenter de rétro-ingénierer ou de manipuler la fonctionnalité de la plateforme
• Usurper l'identité d'autrui ou dénaturer l'affiliation avec un cabinet
• Partager les informations de connexion ou utiliser le compte d'un autre utilisateur
• Comportement abusif envers le personnel de soutien ou d'autres utilisateurs

Les violations de cette politique peuvent entraîner des restrictions de compte, une suspension ou une résiliation.

10. Préférences de communication

En vous inscrivant à TrackBeam, les utilisateurs consentent à recevoir des communications essentielles liées au service par courriel, y compris des notifications de facturation, des mises à jour et des alertes de sécurité.

Les courriels marketing ou promotionnels ne seront envoyés que si l'utilisateur a opté pour les recevoir. Vous pouvez gérer vos préférences ou vous désabonner à tout moment via la plateforme ou via des liens de courriel.

11. Soutien et contact

Le support est fourni exclusivement par courriel. Les utilisateurs peuvent contacter Vectac à help@vectac.com pour obtenir de l'aide concernant des problèmes techniques, des questions de facturation, des suggestions de fonctionnalités ou des rapports de bogues. Notre temps de réponse standard est de 48 heures ouvrables.

12. Mises à jour de la plateforme et modifications des fonctionnalités

TrackBeam est activement développée et améliorée. De nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées, les fonctionnalités existantes peuvent évoluer et, à de rares occasions, certaines fonctionnalités peuvent être retirées si un remplacement approprié est disponible.

Nous nous efforçons de minimiser les perturbations et fournirons un préavis en cas de changements importants. Les mises à jour de tarification seront communiquées au moins un mois avant de prendre effet.

13. Loi applicable

Ces Conditions seront régies et interprétées conformément aux lois de la province de Québec et au droit canadien applicable. Tous les litiges découlant de ou en relation avec ces Conditions seront soumis à la juridiction exclusive des tribunaux du Québec.

14. Modifications de ces conditions

Vectac se réserve le droit de modifier ces Conditions générales à tout moment. Lorsque des modifications importantes sont apportées, nous informerons les utilisateurs par courriel et/ou via des avis sur la plateforme. L'utilisation continue de la plateforme constitue l'acceptation de toute modification.