Protégez la marge de chaque mandat.
TrackBeam réunit les feuilles de temps, les mandats et la facturation dans un seul système, avec un moteur de priorisation automatique qui détermine qui travaille sur quoi, quand et dans quel ordre. Les heures sont saisies au fil du travail, le coût projeté est mesuré par rapport au budget tout au long du mandat, et les dépassements sont traités pendant qu’il est encore temps d’agir.
Conçu par un CPA, à partir de plusieurs années de pratique en cabinet.
La plupart des radiations sont des décisions prises trop tard.
Les heures sont travaillées. Elles le sont simplement sur le mauvais dossier, dans le mauvais ordre, par une personne qui ignorait que la situation avait changé. Lorsque le dépassement devient visible, le budget est engagé et la seule décision qui reste est le montant à radier.
Des dépassements constatés trop tard
Les dépassements se révèlent souvent à la facturation, quand il reste peu de marge de manœuvre. TrackBeam recalcule le coût projeté par rapport au budget toutes les deux heures : un dépassement devient une conversation en cours de mandat plutôt qu’une perte en fin de mois.
Des priorités longues à maintenir à jour
Réordonner le travail à la main exige une ronde de courriels, une interruption pour un associé et une décision déjà périmée le lendemain. TrackBeam évalue chaque tâche selon l’échéance, le tier du client, le budget, le risque et le vieillissement, puis reclasse la liste automatiquement.
Des heures consignées après coup
Du temps reconstitué plusieurs jours plus tard est du temps consigné approximativement. Chaque saisie dans TrackBeam est rattachée à une tâche, une heure limite quotidienne configurable s’applique, et deux niveaux d’approbation précèdent la facturation.
L’état réel du travail, à tout moment.
Les heures et les statuts de tâches sont enregistrés dans TrackBeam dès leur saisie. Un associé peut ouvrir un mandat à tout moment de la journée et voir ce qui a été fait, par qui, et quelle part du budget a été consommée — sans demander de rapport ni attendre un sommaire de fin de période.
Les heures disponibles dès la saisie
Une heure saisie à 10 h 40 est disponible à 10 h 40. Il n’y a ni traitement nocturne ni consolidation de fin de semaine.
Le statut des tâches au fil des changements
Préparation, révision, approbation : lorsqu’une tâche avance, elle avance pour tous, sans que personne ait à diffuser la mise à jour.
Le budget consommé, en continu
Les heures par rapport au budget se mettent à jour à chaque saisie : un mandat qui approche de son budget est visible le jour même plutôt qu’à la facturation.
Une liste de travail qui se tient à jour.
Chaque tâche ouverte porte un score construit à partir de cinq signaux. Lorsqu’une échéance change, qu’une tâche préalable est levée, qu’un budget évolue ou qu’un client change de tier, le classement est mis à jour en conséquence — sans réunion ni révision manuelle.
Proximité de l’échéance
À quel point la date légale ou convenue approche.
Tier du client
Le rang attribué au client par votre cabinet.
Coût projeté c. budget
Le total vers lequel le mandat se dirige.
Risque du projet
Le niveau de risque fixé sur le mandat.
Vieillissement
Depuis combien de temps la tâche attend sans progresser.
La priorisation repose sur des règles. Aucun modèle de langage n’intervient et aucune partie du calcul n’est probabiliste : la raison pour laquelle un dossier occupe son rang peut être expliquée précisément à un associé ou consignée au dossier du mandat.
Quatre étapes, appliquées à chaque mandat.
Chaque mandat traverse les mêmes quatre étapes. C’est cette structure qui rend les chiffres comparables d’un client à l’autre, et d’une saison à l’autre.
Établissement des coûts
Définir la portée et le budget avant le début des travaux.
Attribution
Attribuer le travail, avec les tâches préalables en place.
Suivi
Suivre le coût projeté par rapport au budget pendant que le mandat est ouvert.
Facturation et clôture
Facturer, consigner toute radiation et figer les données du mandat.
La clôture fige les données du mandat : les chiffres mesurés cette année demeurent comparables lorsque le même client sera chiffré l’an prochain.
Le coût projeté, pas seulement le coût engagé.
La plupart des systèmes rapportent ce qu’un mandat a coûté à ce jour. TrackBeam projette en plus le total vers lequel il se dirige et compare cette projection au budget toutes les deux heures, afin que les décisions correctives soient prises pendant qu’elles ont encore un effet sur le résultat.
Trois volets, un seul référentiel.
Gestion des mandats
Les mandats se détériorent généralement de façon graduelle, puis brusque. TrackBeam applique à chaque mandat la même structure en quatre étapes et les mêmes points de contrôle, de sorte qu’un écart se reflète dans un chiffre dès qu’il apparaît.
Feuilles de temps et facturation
L’écart entre les heures travaillées et les heures facturées est l’endroit où se perd la marge d’un cabinet. TrackBeam le réduit en exigeant que chaque saisie soit rattachée à une tâche, et en plaçant deux niveaux d’approbation entre une saisie et une facture.
Priorisation automatique
Plutôt qu’un gestionnaire qui réordonne le travail manuellement chaque matin, la liste de travail se maintient à partir de données que le cabinet produit déjà. C’est le volet qui modifie le plus la façon dont une saison de mandats est gérée.
Conçu pour les périodes de fort volume.
En saison, la contrainte est le débit plutôt que le jugement. Un lot de traitement (pool) regroupe le travail répétitif à haut volume dans une file unique où l’équipe puise en continu, au lieu d’attendre une attribution dossier par dossier.
L’accès à un lot de traitement est accordé par cooptation entre pairs : les membres qui y sont déjà décident qui s’y joint. Le débit augmente tandis que le contrôle de la qualité demeure entre les mains de l’équipe.
TrackBeam fonctionne aux côtés de CCH iFirm.
TrackBeam est une couche de flux de travail qui fonctionne aux côtés de CCH iFirm. L’information client est tirée d’iFirm selon un horaire, et l’information de facturation y est retournée. Votre cabinet conserve le système sur lequel il s’appuie et ajoute la couche dont il ne dispose pas.
J’ai travaillé des années en cabinet comptable et j’ai vu tous les goulots d’étranglement qui m’ont mené à TrackBeam — comment les radiations survenaient, à quel point la gestion des priorités était extrêmement lente. Il fallait faire des allers-retours. On ne savait pas vraiment. C’était constamment le désordre. Martin Maheux, CPA, MBA Fondateur, Vectac
Documenté pour les personnes qui en feront la revue.
TrackBeam s’exécute sur Microsoft Azure, dans la région Canada Est — le centre de données de Microsoft à Québec — sur une infrastructure certifiée SOC 2 et ISO 27001. Notre centre de confiance documente où résident vos données, comment elles sont protégées, chaque tiers qui les traite, et ce qui est transmis à OpenAI lorsque l’assistant de rapports facultatif est activé.
Évaluez TrackBeam sur un cycle de mandats complet.
Huit semaines, jusqu’à sept utilisateurs, sans frais. Chaque donnée saisie pendant le pilote est conservée et vous suit si votre cabinet poursuit.
Aucune information de paiement n’est requise pour amorcer le pilote.